3 astuces pour améliorer sa productivité et mieux collaborer

Pour améliorer sa productivité dans un monde en changement constant, c’est important de se tenir au courant des nouveaux outils qui vous permettent d’en faire plus en moins de temps. C’est d’autant plus important lorsqu’on travaille en équipe; dans ces circonstances, il faut savoir bien planifier, bien s’organiser et bien communiquer pour être productif en tant que groupe. Voici donc un survol de quelques outils qu’on te propose pour te permettre d’être plus productif et collaboratif avec ton équipe.

Comment travailler avec des outils collaboratifs en ligne

Nombreuses sont les situations où on a besoin de collaborer avec plusieurs personnes et parfois, cette collaboration a besoin d’être presque simultanée. Dans le milieu du travail, c’est pas mal similaire (mais avec un salaire) : il faut collaborer et être plusieurs à travailler sur le même document, projet, produit, etc.

De nos jours, nous pouvons compter sur l’aide de plusieurs outils technologiques pour optimiser notre productivité. Ainsi, que ce soit pour collaborer en équipe, communiquer avec des personnes à l’autre bout du monde, gérer plusieurs projets en même temps ou parce que vous n’avez tout simplement pas de mémoire, voici quelques outils qui pourront faire de toi une personne plus efficace et productive en parlant de 3 volets importants: la planification, l’organisation et la communication.

Mieux planifier avec Trello

Rien de mieux pour planifier tes tâches et ta vie de rêve en général (y compris ton emploi de rêve) que cette application gratuite. Elle te permet de définir des tâches en plus de les diviser en plusieurs étapes.

T’as besoin de tes coéquipiers pour effectuer quelques tâches? Invite-les à rejoindre ton tableau de bord et partage-leur des tâches à même l’outil! Il ne reste plus qu’à accrocher quelques dates aux tâches et tu seras prêt à attaquer ton projet.

Des modifications en cours de route? Pas de problème. Il est très simple d’ajouter, modifier ou ajuster les tâches.

Mieux collaborer avec Google Drive

Google est la reine de TOUTE! Rien de mieux qu’une plateforme en ligne pour héberger toutes tes idées les plus folles! La version gratuite te permet d’y mettre jusqu’à 15 Go de documents de toutes sortes (tu pourrais y héberger toutes les versions de ton CV par exemple). Tu peux donc créer des fichier de traitement de texte (Google docs), de présentation visuelle (Google slide), des  feuilles de calcul (Googlesheet), des questionnaires (Google form) et plus encore!

Côté collaboratif, on peut travailler à plusieurs personnes de manière simultanée dans un seul et même document. Ça, ça veut dire que les ajouts et modifications apportés par un membre sont instantannéement ajoutés au document. En plus, ça se sauvergarde seul, pas de chance de perdre tes 26 pages la veille de la remise. C’est donc parfait pour prendre des notes lors d’une rencontre d’équipe ou demander un coup de main pour corriger les fautes de frappe (ou d’orthographe) de ton travail. On peut aussi compter sur différents niveaux de partage de fichiers, que ce soit en lecture, en commentaire ou en écriture, pour permettre à tout le monde de mettre la main à la pâte.

Mieux communiquer avec Slack

Euh… non, les courriels ne sont plus la meilleure manière de communiquer en 2019. Tu connais Slack? Véritable révolution dans le monde du travail collaboratif, cette plateforme en ligne gratuite permet d’échanger avec plusieurs équipes de travail à travers la même plateforme.

Un des principaux avantages est de pouvoir garder un oeil sur l’ensemble du travail effectué par les équipes, et ainsi profiter de l’intelligence collective de tous. Tu seras donc maintenant en mesure de mettre à profit les idées des gens qui n’étaient auparavant pas au courant de tous les avancements du projet ou qui étaient tout simplement ignorées lors de prises de décisions. En plus, c’est bourré de GIF et d’émoji!

Voilà donc trois outils (tous en ligne et gratuits!) qui te permettront d’améliorer ta productivité. La suite? C’est peut-être l’aspect le plus difficile: il faudra convaincre tes collègues d’adhérer à ces outils. Comme Pink Floyd l’a dit : « Together we stand, divided we fall ».

Montre-leur les bénéfices à adopter ces outils

La clé de l’adoption de ces outils par tes amis et/ou collègues passe très certainement par la démonstration de la valeur que ceux-ci peuvent apporter. Un truc que je te suggère de faire, c’est du « shadowing », une technique de design qui consiste à observer tes coéquipiers travailler en devenant leur ombre.

Tu pourras alors constater des irritants qui pourraient très certainement être réglés par les outils mentionnés plus haut : le sentiment d’être ignoré par l’équipe, une gestion lourde des tâches, un manque d’innovation, travailler sur des mauvaises versions des documents, un manque d’organisation, etc.

Pour plus de trucs pour améliorer ta productivité et mieux collaborer, n’hésite pas à contacter un mentor sur Academos.