Politique de confidentialité

Academos Cybermentorat (« Academos », « nous », « notre », « nos »), organisme offrant des services de mentorat académique et professionnel, accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les renseignements personnels que nous pouvons recevoir ou collecter de votre part et la façon dont nous les utilisons, communiquons, conservons et sécurisons. De cette façon, vous pourrez faire des choix judicieux et éclairés.

La présente Politique s’applique à notre site Web academos.qc.ca ainsi qu’à notre application mobile actuellement désignée « ACADEMOS » (collectivement, notre « Plateforme »). Nous désirons toutefois attirer votre attention sur le fait que les droits et obligations décrits dans la présente Politique ne couvrent pas les plateformes de tiers qui peuvent être mentionnées sur la Plateforme. Ces plateformes de tiers disposent de leurs propres politiques de confidentialité et nous vous encourageons à les lire attentivement.

1. QU’EST-CE QU’UN « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »?

Aux fins de la présente Politique, nous entendons par « Renseignement(s) personnel(s) » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres renseignements, permet d’identifier une personne physique.

2. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Avec votre consentement

En règle générale, nous obtiendrons les Renseignements personnels dont nous avons besoin directement auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve de toute exception législative ou réglementaire applicable. À titre d’exemple, Academos pourrait devoir procéder sans votre consentement lorsque, pour des raisons de détection ou de prévention de la fraude, le fait de demander votre consentement ferait échouer la démarche.

Academos collecte vos Renseignements personnels principalement auprès de vous, notamment lorsque vous communiquez avec nous, vous inscrivez à nos services ou utilisez notre Plateforme. Vos Renseignements personnels peuvent également être recueillis par le biais de témoins de connexion, par l’entremise de dossiers publics accessibles, ou auprès de tiers selon ce qui est permis par la loi applicable ou si nous avons obtenu le consentement nécessaire.

Refus quant à la collecte et retrait de votre consentement

Vous avez le droit, si vous le souhaitez, de refuser la collecte, l’utilisation et la communication de vos Renseignements personnels. Vous pouvez également, en tout temps, et sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, retirer votre consentement concernant l’utilisation des Renseignements personnels que nous avons en notre possession en communiquant avec nous. Vous devez toutefois savoir que si vous décidez de ne pas nous transmettre vos Renseignements personnels, cela pourrait vous empêcher, par exemple, d’avoir accès aux services de mentorat ou à tout autre service auprès de nous, ces renseignements étant essentiels à la fourniture du service demandé.

Nous tenons également à vous informer que les renseignements anonymisés, donc ne permettant pas de savoir qui vous êtes, pourraient continuer d’être utilisés, malgré le retrait de votre consentement.

Utilisation à des fins secondaires

Selon les circonstances, Academos pourrait également vous demander votre consentement pour l’utilisation de vos Renseignements personnels à des fins secondaires, par exemple pour réaliser des études de marché ou pour alimenter ses bases de données. Votre consentement pour l’utilisation à des fins secondaires peut être retiré en tout temps en nous contactant, et ce, sans affecter la prestation de nos services auprès de vous.

3. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTONS-NOUS?

Dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, les Renseignements personnels collectés peuvent inclure, sans s’y limiter :

  • Vos coordonnées de contact ou celles de votre tuteur légal ou tutrice légale, le cas échéant (par exemple : votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale ou votre numéro de téléphone), à des fins d’identification et de correspondance;
  • Vos coordonnées de connexion comme votre adresse électronique et votre mot de passe;
  • Des renseignements démographiques comme votre genre et votre âge;
  • Des renseignements relatifs à votre lieu de résidence ainsi que votre école ou emploi, comme le nom de l’école que vous fréquentez et la province et la région où vous habitez;
  • Vos préférences de communication;
  • Vos commentaires ou vos réponses à des sondages, le cas échéant;
  • Tout autre Renseignement personnel que vous nous avez fourni.

Academos collecte également des renseignements relatifs à l’utilisation de sa Plateforme incluant des renseignements techniques sur vos visites, votre adresse IP lors de votre dernière connexion ou tout autre renseignement collecté au moyen des témoins de connexion ou d’autres outils similaires. Pour de plus amples informations à cet égard, nous vous invitons à lire la section « Témoins de connexion et autres outils similaires ».

4. POURQUOI COLLECTONS-NOUS ET UTILISONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les Renseignements personnels collectés par ou au nom d’Academos pourront être utilisés aux fins suivantes :

  • Communiquer avec vous et vous aider dans la prestation de nos services;
  • Fournir les services demandés et les maintenir;
  • À des fins de recherche et de développement, de statistiques et afin d’améliorer l’utilisation de notre Plateforme et votre expérience client. En d’autres mots, nous voulons nous assurer que vous appréciez votre expérience numérique et que nos services correspondent à ce dont vous avez besoin;
  • Répondre à vos demandes d’information et de soutien technique. En d’autres mots, si vous avez besoin d’aide, nous nous efforcerons d’être là pour vous répondre;
  • Vous informer de nos nouvelles offres et vous communiquer d’autres informations de nature commerciale, si vous nous donnez votre accord ou si la loi nous le permet;
  • Offrir aux mentoré.e.s des stages d’un jour;
  • Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable;
  • Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

Via des procédés automatisés

Lorsque vous utilisez notre Plateforme, nous obtenons certaines informations par des procédés automatisés, tels que les pages que vous avez consultées. Les informations ainsi recueillies nous aident à mieux adapter notre Plateforme à vos besoins afin d’en d’optimiser les fonctionnalités et vous offrir la meilleure expérience possible. Nous recueillons ces informations par divers moyens, notamment en utilisant des témoins de connexion ou d’autres outils similaires. Pour de plus amples informations à cet égard, nous vous invitons à lire la section « Témoins de connexion et autres outils similaires ».

5. TÉMOINS DE CONNEXION ET AUTRES OUTILS SIMILAIRES

Tel que mentionné dans les sections précédentes, nous pouvons avoir recours à différents outils afin d’améliorer votre expérience sur notre Plateforme et mieux comprendre le comportement de notre clientèle, notamment en lien avec nos stratégies marketing. La section suivante vise à vous donner davantage d’informations sur l’utilisation que nous faisons de ces outils et la façon dont nous effectuons du profilage, le cas échéant.

Les témoins de connexion et les pixels invisibles

Nous pouvons avoir recours à l’utilisation de témoins de connexion ainsi qu’à des pixels invisibles. De manière générale, les témoins de connexion sont de petits fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Quant à eux, les pixels invisibles, aussi parfois appelés « balises Web », sont de minuscules images qui peuvent être placées dans des pages Web ou des courriels. Ils peuvent être utilisés par exemple pour obtenir, de façon anonyme, le nombre de fois où une page en particulier a été visitée par un.e internaute ou la confirmation qu’un courriel a été lu. Comme l’indique leur nom, les pixels sont invisibles et n’importe quelle partie de notre Plateforme, y compris les messages publicitaires qui y sont affichés, peut contenir des pixels invisibles. À l’inverse des témoins de connexion, les pixels invisibles ne sont pas placés sur votre ordinateur. Dans le cadre de cette Politique, nous référons collectivement aux témoins de connexion et aux pixels invisibles sous le vocable « cookies ».

Les cookies que nous utilisons

Academos peut avoir recours à divers types de cookies. Comme exposé ci-après, certains de ces cookies sont strictement nécessaires au bon fonctionnement de la Plateforme, alors que d’autres seront utilisés, si vous y avez consenti, à des fins fonctionnelles, de performance ou de ciblage, ou pour partager du contenu sur des réseaux sociaux :

  • Cookies strictement nécessaires. Nous utilisons des cookies strictement nécessaires afin de permettre le bon fonctionnement de notre Plateforme, de nos mesures de sécurité ainsi que celles de tiers. Sans ces cookies, les services que vous avez demandés ne peuvent pas être fournis.
  • Cookies fonctionnels (aussi appelés « cookies de préférence »). Ces cookies ne sont pas essentiels à la fourniture de nos services. Si vous avez consenti à leur utilisation, ces cookies facilitent la personnalisation et l’amélioration de l’expérience de l’utilisateur ou de l’utilisatrice. Par exemple, ils conservent vos préférences de communication et de langue.
  • Cookies de performance (aussi appelés « cookies statistiques » ou « cookies analytiques »). Ces cookies ne sont pas essentiels à la fourniture de nos services. Si vous y avez consenti, nous utilisons des cookies de performance afin de comprendre la façon dont vous interagissez avec notre Plateforme. Nos partenaires peuvent également utiliser ce type de cookies afin d’analyser votre utilisation de notre Plateforme et nous fournir de l’information à ce sujet. Ces cookies ne produisent que des statistiques. Pour plus d’information sur notre utilisation de ces cookies, consultez la section « Outils d’analytique ».
  • Cookies publicitaires. Ces cookies ne sont pas essentiels à la fourniture de nos services. Si vous y avez consenti, nous utilisons des cookies publicitaires afin de vous présenter du contenu publicitaire pertinent, incluant sur les réseaux sociaux. Également, nos partenaires peuvent utiliser ces cookies afin de déterminer si nos publicités vous ont été affichées et, si oui, si vous avez interagi avec celles-ci. Dans un tel cas, nos partenaires partagent avec nous des données, incluant des statistiques quant à la performance de nos publicités.
  • Cookies de partage. Notre Plateforme comprend des fonctionnalités de réseaux sociaux comme le bouton de partage de Facebook, LinkedIn, YouTube ou Instagram. Si vous utilisez ces fonctionnalités, elles collectent votre adresse IP et la page que vous visitez sur notre Plateforme et créent un témoin de connexion pour permettre de relier les contenus consultés sur notre Plateforme à votre compte utilisateur de ces réseaux sociaux, le cas échéant. Ces fonctions peuvent être hébergées par un tiers ou directement sur notre Plateforme.

Outils analytiques

Si vous y consentez, Academos a recours à des outils analytiques dans le but d’analyser les comportements de navigation des visiteurs de sa Plateforme, lesquels sont des outils d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web. Entre autres, nous utilisons l’outil Google Analytics offert par Google LLC (« Google ») afin de recueillir des informations sur la façon dont vous naviguez sur notre Plateforme et notre site. Vous pouvez obtenir davantage d’informations sur Google Analytics ici.

Publicité ciblée

Academos collabore également avec des sociétés publicitaires tierces telles que Google Ads qui recueillent et utilisent de l’information sur vos consultations de notre Plateforme en vue de vous présenter de la publicité susceptible de vous intéresser. Academos ne communique aucun renseignement permettant aux sociétés publicitaires de vous identifier.

Academos a également recours à la fonction d’audience personnalisée de Facebook afin de cibler la publicité liée aux centres d’intérêts de sa clientèle actuelle et potentielle. Nous vous invitons à vérifier vos paramètres de confidentialité Facebook si vous désirez gérer vos paramètres publicitaires. Vous pouvez obtenir de plus amples informations ici.

Désactivation des cookies auxquels vous avez consenti

À l’exception des cookies strictement nécessaires, nous ne placerons de cookies sur votre appareil que si vous y consentez, et ceux-ci seront conservés pour une durée maximale de treize mois à compter de leur dépôt sur votre appareil. À l’expiration de ce délai, votre consentement sera à nouveau requis.

Il vous est également possible de gérer vos paramètres de cookies en tout temps en suivant les instructions suivantes. Toutefois, si vous décidez de refuser les cookies, certaines pages ou sections de notre Plateforme pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités ne pas être disponibles. Également, même si vous choisissez de ne pas recevoir de publicités ciblées selon vos centres d’intérêt, il sera quand même possible de voir des publicités d’Academos, mais dans ce cas, les publicités ne seront tout simplement pas adaptées à vos intérêts et pourraient être affichées plus fréquemment.

6. COMMENT COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Dans le cadre de nos activités, nous devons parfois communiquer vos Renseignements personnels à divers.e.s intervenant.e.s. Nous nous efforçons toutefois de ne communiquer vos Renseignements personnels que de la manière décrite ci-dessous :

  • Nos employé.e.s. Dans le cadre de leur travail, il se peut que nos employé.e.s doivent accéder à vos Renseignements personnels, par exemple lorsque vous communiquez avec nous pour obtenir du soutien technique. Leur accès est limité à ce qui est nécessaire afin d’accomplir leurs tâches.
  • Nos mandataires et fournisseurs de services. Il se peut que nous devions parfois communiquer vos Renseignements personnels avec des mandataires ou fournisseurs de services pour nous aider à rendre disponibles des fonctionnalités de notre Plateforme (par exemple : maintenance, analyse, exigence légale, détection de fraude, marketing et développement). Pour plus d’information sur le transfert des Renseignements personnels, consultez la section « Transférons-nous vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec? ».
  • Lorsque la loi applicable l’exige, pour faire respecter les règles ou afin de protéger la propriété ou la sécurité de nos droits ou ceux d’autrui. À titre d’exemple, nous pouvons communiquer des Renseignements personnels à des autorités juridiques ou réglementaires dans le cas où nous suspectons des activités de blanchiment d’argent, un délit d’initié, une pratique commerciale manipulatoire ou trompeuse ou d’autres activités criminelles, pour déceler et prévenir la fraude ou pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation d’instances gouvernementales, d’organismes de réglementation ou d’autres organismes d’autoréglementation. Nous pouvons aussi être amené.e.s à communiquer des Renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, ordonnance d’un tribunal) ou pour protéger notre actif (par exemple, pour le recouvrement de comptes en souffrance).
  • Transfert d’entreprise. Dans le cadre du développement de nos activités, nous pouvons être amené.e.s à vendre ou à acheter des entreprises ou des services. Dans le cadre de telles transactions, les Renseignements personnels font généralement partie des actifs commerciaux transférés, mais restent soumis aux promesses faites dans toute politique de confidentialité préexistante (sauf, bien sûr, si la personne concernée consent à ce qu’il en soit autrement).
  • De façon anonyme. Les Renseignements personnels rendus anonymes pourront être communiqués à des tiers. À titre d’exemple, nous pourrions anonymiser des Renseignements personnels afin d’en établir des tendances ou des statistiques.

7. TRANSFÉRONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC?

Les Renseignements personnels que nous recueillons sont conservés dans des systèmes sécurisés hébergés sur des serveurs pouvant être situés à l’extérieur du Québec, notamment au Canada et aux États-Unis. Nous retenons également les services de mandataires et de fournisseurs de services pouvant être situés à l’extérieur du Québec.

Nous nous efforçons toutefois de protéger les Renseignements personnels que nous avons sous notre garde, y compris les Renseignements personnels confiés à un mandataire ou à un fournisseur de services, qu’ils soient situés au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres juridictions ou pays. Nous nous efforçons notamment que leur accès soit limité aux Renseignements personnels qui sont nécessaires pour effectuer les tâches qui leur sont confiées. Sachez que nous nous efforçons également de mettre en place des ententes contractuelles avec ces mandataires et fournisseurs de services afin de nous assurer de la confidentialité et de la sécurité de vos Renseignements personnels. Cela peut notamment comprendre de mettre en place des mesures de sécurité robustes et efficaces.

Pour toute question additionnelle à ce sujet, vous pouvez communiquer avec nous.

8. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Vos Renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou pour le respect des exigences prévues dans toute loi applicable en ce qui concerne les périodes de conservation. Ainsi, la durée de conservation de vos Renseignements personnels variera en fonction de la finalité de leur utilisation. Au terme de cette période, nous nous efforcerons de détruire ou d’anonymiser ces renseignements. Si vous désirez plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à nous contacter.

En tout temps, vous pouvez demander que votre compte soit supprimé en faisant parvenir, par courriel, une requête à cet effet.

9. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous nous efforçons d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des Renseignements personnels en notre possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie, notamment en matière de cryptographie, de pare-feu et de protocole de sécurité. Les Renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui sont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin de minimiser le risque d’incidents de sécurité. Si vous croyez que la sécurité de vos Renseignements personnels a été compromise, nous vous invitons à prendre contact avec nous.

10. QUELS SONT VOS DROITS?

Selon la législation applicable, vous pouvez disposer de certains droits, tels que les suivants :

  • Protection de la confidentialité de vos Renseignements personnels;
  • Accès à vos Renseignements personnels;
  • Rectification de vos Renseignements personnels s’ils se révèlent incomplets, inexacts ou équivoques ou encore si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par toute loi applicable;
  • Retrait de votre adresse électronique de la liste d’envoi de notre infolettre, le cas échéant;
  • Retrait de votre consentement à la communication, à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels, le cas échéant.

Pour toute demande à ce sujet, contactez-nous.

11. CHANGEMENTS ET MISES À JOUR DE LA POLITIQUE

Academos se réserve le droit de modifier le présent document à tout moment et pour toute raison, auquel cas la version la plus récente de la Politique sera publiée sur la Plateforme. Vous êtes responsable de vous conformer aux mises à jour affichées de la Politique, le cas échéant. Votre utilisation continue de la Plateforme après la publication de la version modifiée de la Politique indique votre acceptation pleine et entière de celle-ci. La date de la dernière mise à jour de la Politique est indiquée en haut de la Politique.

12. COMMENT NOUS JOINDRE?

Academos a établi des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques de gestion des Renseignements personnels. Nous informerons les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l’existence des procédures pertinentes.

Academos s’efforcera de faire enquête sur toutes les plaintes qui lui sont soumises. Si une plainte est jugée fondée, nous verrons à prendre des mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de nos politiques et de nos pratiques.

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question, demande de renseignements, commentaire ou plainte relativement à vos Renseignements personnels. Pour ce faire, nous vous invitons à communiquer avec nous aux coordonnées qui se trouvent à la page Contact.